КАК СОСТАВИТЬ БЮДЖЕТ ПРОЕКТА?

Продолжаем учиться работать над проектами

Бюджет, или смета расходов, — возможно, самая главная часть проекта. Не всегда требуется подробно описывать существующую  проблему, не все читающие дотошно интересуются применяемыми Вами методами, однако бюджет просматривают все.

 Разные фонды предъявляют разные требования к составлению бюджета. Частные фонды обычно запрашивают менее подробные сведения, чем государственные. Предлагаемый Вашему вниманию пример бюджета удовлетворит большинство организаций и с небольшими изменениями может быть использован для обращения, как в частные, так и в государственные инстанции. Рекомендуемый нами бюджет состоит из трех разделов:

     ■   Оплата труда

     ■   Основные прямые расходы

     ■   Непрямые расходы

Планируя бюджет, полезно заглянуть в разделы «Цели и задачи» и «Методы» для выработки подходящего плана. Необходимо учесть все, на что Вы будете тратить деньги (ресурсы), а также основные факторы, влияющие на размеры расходов.

Прежде чем Вы начнете распределять деньги по статьям бюджета, внимательно изучите налоговое законодательство и особенности финансовой  отчетности,  принятые в Вашей стране (районе и т.д.), чтобы не оказаться в ситуации, когда половина полученных Вами денег уйдет на непредвиденные налоги и выплаты.

Идеальный вариант, если банк,  в который Вы будете просить перевести грант в случае его получения (а его, как правило, переводят Вам на счет, а не выдают наличными), имеет опыт работы с грантами или другими пожертвованиями. Для большинства банков грант — не более чем обычный  целевой вклад, и лишь немногие банки стараются индивидуально работать с получателями грантов и даже оказывать им консультации.

 Вот примерный перечень статей расходов и требующихся ресурсов:

     ■   люди:  штатные работники + эксперты + консультанты + контракты с другими организациями.

     ■   оплата труда: зарплата + стоимость контрактных услуг + налоги + учесть уровень инфляции.

     ■  помещение:  оплата аренды (покупки) + коммунальные платежи.

     ■ командировочные и транспортные расходы: цена билетов на самолет, поезд и т.д. + суточные + цена жилья в гостиницах + учесть уровень инфляции.

     ■   оборудование: цены + цена расходуемых материалов + учесть уровень инфляции.

     ■ отчет: оплата редактирования + оплата перевода + оплата печати.

     ■  рассылка и связь: почтовые расходы + расходы на факс, телефон, электронную почту.

    

Вот как мы предлагаем составить бюджет:

1. Оплата труда. Зарплата и гонорары.

В этот раздел запишите всех работников с указанием должностей, как работающих  на постоянной основе, так и временно. В  последнем случае укажите долю рабочей недели в процентах, за которую работник получает зарплату.

Не включайте в этот раздел оплату услуг консультантов, оплату разовых и прочих услуг (см. раздел «Консультативные и контрактные услуги»).

Как это выглядит в готовом бюджете? Предлагаем Вам следующую  форму записи. Если Вы принимаете на работу координатора проекта с окладом 200 долларов в  месяц, работающего  на полную ставку (100%), на весь период предоставления гранта (12 месяцев) и просите фонд полностью оплатить его работу, то это будет выглядеть так:

 

Количе- ство ра- ботников	Должность	Полная месячная зарплата	% рабочего времени, посвященный работе по проекту	Продол- житель- ность ра- боты	Полная сумма	Имею- щаяся сумма	Требую- щаяся сумма
1	коорди- натор проекта	$200 месяц	100%	12 месяцев	$2400	$0	$2400

 

Другой вариант:

2 ассистента  координатора х $150 х 50% врем,  х  12 месяцев //$1800 (полн.)/$1800 (есть) 0 (треб.)

Подобная запись означает, что Вы нанимаете двух ассистентов координатора на полставки на весь период действия гранта, причем их зарплата выплачивается из постороннего источника, а не из самого гранта. Вы берете полный месячный оклад ($ 150), делите его на два (так как лаборанты работают на полставки), умножаете $  75 на 12 месяцев ($ 900) и еще на два, так как лаборантов двое, что дает в итоге $ 1800.

Подобным образом Вы можете составить список для всего персонала проекта. Если кто-нибудь из сотрудников получает зарплату из другого источника, то  впишите оклад в колонку «Имеющаяся сумма». Все, что требуется от фонда, пишите в колонку «Требующаяся сумма».

Как определить размер оклада? Составляя бюджет, поинтересуйтесь уровнем заработной платы в других организациях, выполняющих работу, сходную с Вашей. Сопоставьте описания рода деятельности, квалификационные требования и обязанности работников этих организаций с Вашими требованиями. Обратитесь  в местные органы самоуправления, отделы министерств и ведомств, компании и фирмы. Составьте примерный список окладов и гонораров в Вашей сфере, имейте его при себе на всякий случай.

Не забудьте, что из заработной платы персонала будет удержан ряд налогов и отчислений в фонды.

Еще одна важная категория, включаемая в данный раздел, — это уже имеющиеся у Вас средства, либо лично Ваши, либо полученные из других источников (например, от еще одного участника проекта, предоставляющего Вам по договору сотрудников или студентов). Эти средства следует указывать в столбце «Имеющаяся сумма». Часто сюда включаются средства и услуги, предоставляемые на безвозмездной основе, например, если кто-нибудь работает бесплатно. Например, если старший лаборант в свободное время добровольно водит джип,  то в столбце «Имеющаяся сумма» Вы указываете оклад водителя и пишете, что это стоимость труда, дарованного проекту добровольцем (Однако, не стоит включать в бюджет отчисления и налоги с зарплаты, которую не получил доброволец).

Государственные фонды иногда требуют, чтобы получатель гранта оплачивал часть проекта из собственных средств (например, 10 или 25%). Вы можете сделать взнос деньгами или своими ресурсами. Если Вы сами будете оплачивать работу сотрудника — это взнос деньгами, если работать будут добровольцы безвозмездно — то это использование собственных ресурсов.

Если Вы используете работу добровольцев, то Вы обязаны документировать ее так же, как если бы она оплачивалась. Ведите подробные записи обо всей проделанной работе.

Зачем нужно указывать полную сумму и долю,  вносимую за счет Ваших ресурсов? На то есть несколько причин. Прежде всего, донорам важно знать, что  Вы вносите свой материальный вклад помимо проведения работ по проекту. Это позволяет им оценить, имеете ли Вы какие-то свои ресурсы для последующей работы по окончании финансирования. Кроме того, это дает им возможность оценить полную стоимость Вашего проекта. Это важно знать на случай, если аналогичный проект будет организован в другом месте без участия местных ресурсов. Наконец, Ваши ресурсы (добровольцы, сотрудники, помещение, оборудование и т.д.) позволят грантодателю оплатить Ваш проект лишь частично и направить больше денег на другие проекты.

Консультативные и контрактные услуги

Сюда Вы включаете выплаты консультантам, нанятым по договору. Укажите количество дней работы и предполагаемую сумму оплаты одного дня. Учтите, что в эту статью не входят транспортные расходы и суточные для консультантов.

Поскольку гонорарная часть является наиболее  деликатной статьей бюджетных расходов, стоит подумать, что включать в данную часть,  а что в часть 1 раздел «Зарплата и гонорары». Если, например, бухгалтерские услуги оказываются Вам курирующей организацией, то их вообще лучше включить в раздел 3 (в накладные расходы). Кратковременные услуги, связанные с оказанием помощи в освоении технологий, программного обеспечения и оборудования, а иногда и с оплатой экспертов, также уместны здесь. Не забудьте отметить в графе «Имеющееся» сумму, которую Вы экономите, если у Вас консультанты работают безвозмездно.

Консультативные и контрактные  услуги также могут облагаться налогами, которые в России зачастую выше, чем взимаемые с  зарплаты персонала.

Пособия и налоги

Сюда входят затраты на дополнительные выплаты  работнику, включая медицинское страхование, социальное обеспечение и т.д. Обязательные, пособия могут включать, например, оплату листков временной нетрудоспособности, уход за ребенком и т.п. Как и заработная плата, пособия должны соответствовать среднему уровню таковых в других организациях сходного типа.

Следует также предусмотреть затраты, связанные с выплатой налогов и другими обязательными отчислениями в госбюджет. Чтобы предусмотреть все возможные налоги, проконсультируйтесь с хорошим бухгалтером.  И помните, что Ваша задача не избежать налогов, а знать заранее, какую сумму запрашивать  на них в бюджете.

«Хуже налогов может быть только одно: когда не с чего платить налоги»  (Т. Дъюар)

 Основные прямые расходы. Помещение и коммунальные услуги

В этой части второго раздела Вы указываете стоимость всех используемых помещений, эксплуатационных расходов (вода, отопление, электричество) и т.д., включая арендуемые Вами и переданные Вам в постоянное пользование, примерно в такой форме:

Аренда помещения под офис 100 кем. х $4/квм./м-ц х 12 м-цев / $4800

Стоимость вышеприведенных затрат должна соответствовать средней для Вашей местности. Включите в этот раздел также стоимость страховки, ремонта и т.п., а также плату за телефон (укажите число телефонных аппаратов, номеров, стоимость установки номера/аппарата, ежемесячную плату за один аппарат/номер).

Аренда помещения для проведения семинаров, конференций или совещаний не включается в данный раздел, а относится к разделу «Прочие прямые расходы». Плата за междугородние переговоры и связь (телефакс, телекс, e—mail) также входят в раздел «Прочие прямые расходы» или выносится в отдельный раздел «Связь» (см. ниже).

Аренда и покупка оборудования

Сюда запишите все затраты по приобретению или аренде оборудования,  которое Вы предполагаете использовать в работе по проекту. Сюда  входит оборудование офиса, мебель, компьютеры, копировальные машины, факс, автомобиль, лабораторные дорогостоящие приборы и т.д. Старайтесь запрашивать  оборудование в разумных пределах. Всеми возможными способами пытайтесь записать в бюджет как можно больше  оборудования, полученного из собственных источников (колонка «Имеющееся»). Это продемонстрирует донору Ваши потенциальные возможности самофинансирования. Внимательно читайте объявления фондов насчет того, что они рассматривают в качестве «оборудования». Например, часто оборудованием называют предметы, стоящие более 500 долларов и (или) предназначенные для эксплуатации более одного года. Возможно  также,  что фонд не рекомендует покупку оборудования, а поощряет его аренду.

 Этот  раздел должен  также включать все дополнительные расходы по доставке оборудования, установке, страхованию.

Расходные материалы

Обычно к ним относятся канцелярские принадлежности, то есть бумага, дискеты, ручки, скрепки, папки и пр. Если у Вас есть какие-то специальные запросы — укажите их. Например, сюда можно включить стоимость учебников, учебных таблиц и т.д. Сюда же можно включить расходы на подписку, публикацию результатов и почтовые расходы, если они не вынесены в отдельный раздел.

Командировочные и транспортные расходы

Включите сюда все расходы, связанные с поездками. Подробно опишите каждый пункт. Не пишите сразу больших сумм без соответствующих разъяснений, чтобы не вызвать у донора недоуменных вопросов. Включите сюда расходы на проезд исполнителей проекта наземным транспортом или самолетом, суточные (из расчета на каждый день, в соответствии с существующими в Вашей организации или районе работы нормами), проезд к месту работы в поле, перевозку грузов, аренду автомобилей (если Вы не включили это в раздел «Оборудование») и др.

Прочие расходы

Сюда включите все, что не вошло в предыдущие категории. Например, сюда могут войти расходы на оплату конференций, совещаний и рабочих семинаров, печатание материалов и объявлений, стоимость телефонных разговоров и связь и т.д.

 3. Непрямые расходы

Мы относим к непрямым «расходы, которые трудно связать с какой-то конкретной деятельностью или проектом, но, тем не менее, необходимые для нормального функционирования организации и успешного выполнения ее задач».

Помните: любой  проект, выполняемый в организации, стоит ей определенных денег.

Стоимость износа основных фондов, амортизации капитального оборудования, оплата труда административных работников, общие коммунальные расходы (телефон, газ, электричество, лифт, антенна и др.) могут быть квалифицированы как непрямые. Иногда неудобно, располагать подобные расходы в частях 1. и 2., поэтому Вы можете поместить их все вместе в конце бюджета в разделе 3. Как правило, конкретные организации определяют свой уровень накладных расходов как процент от общего фонда оплаты труда или от всех прямых расходов.

Замечание о разовых приобретениях

Это приобретения, которые Вы делаете лишь однажды в течение всего срока проекта.

Сюда, например, относятся покупка автомобиля или покупка компьютера. В таком случае важно указывать, достаточно ли у Вас средств для использования приобретенных вещей надлежащим образом. Автомобиль, в частности, требует наличия шофера,  топлива, ухода, ремонта и охраны. Аналогично, компьютер и другое оборудование должны использоваться квалифицированными работниками. Донор пожелает узнать, достаточно ли у Вас средств для этого. Он, безусловно, не захочет оплачивать покупку джипа, который будет безвыездно простаивать год в гараже.

Критерии оценки бюджета:

1. Соответствует описательной части заявки.

2. Сумма достаточна для обеспечения всех работ, указанных в описательной части заявки.

3. Подробен.

4. Включает все статьи, финансируемые донором.

5. Включает все статьи, финансируемые из других источников (в том числе из собственных ресурсов заявителя).

6. Включает все виды работ на добровольной безвозмездной основе.

7. Отделяет расходы на пособия и налоги от заработной платы.

8. Включает оплату консультантов и других работников по контракту.

9. Отделяет оплату труда от прочих прямых расходов.

10. Включает все непрямые расходы, если нужно.

11. Учитывает текущий уровень инфляции.

Когда мы пишем проекты всегда необходимо помнить об опасностях, которые нас подстерегают, особенно если мы пишем проекты для подачи на грантовый конкурс. Когда мы охвачены идеей, мы торопимся ее воплотить и часто попадаем под влияние мифов, которые окружают процесс написания проекта.

 

 Семь мифов написания проектов

 

Миф первый: Фонд только и ждет, чтобы озолотить меня.

Реальность: Соискание требует активности. Само это слово указывает на необходимость поиска, выслеживания, а не пассивного ожидания того, что кто-то придет и даст вам денег. Короче говоря, не сидите сложа руки. Если вы не найдете подходящей фонд первыми, это «за вас» сделают другие.

Правило: «Активно ищите возможности, если не хотите проиграть».

Миф второй: Чем больше денег я попрошу, тем больше мне дадут.

Реальность: Обычно, чем больше бюджет проекта, тем сложнее получить деньги. На большие гранты могут рассчитывать лишь известные и проверенные временем организации с «послужным списком»  успешно реализованных  проектов. Если вы представляете молодую организацию, начните с малого. Однако, если идея проекта не оправдывает  запрошенных денег,  может случиться и  так, что фонду даже очень скромный запрос покажется  завышенным.

Правило: «Любой спонсор желает получить отдачу от своих денег».

Миф третий: Получив грант от фонда,  я гарантирую себе получение новых грантов от того же фонда в будущем.

Реальность: Ни один грант не может быть гарантией автоматического получения нового финансирования от того же фонда. В ваших интересах показать очередному донору, что у вас имеется уже целая сеть финансовых источников, с помощью которой вы сможете сколь угодно долго осуществлять свой проект. Приоритетные направления фондов меняются очень  часто.

Правило:  «Не возлагайте ни на один фонд надежд на пожизненное финансирование».

Миф четвертый: Деньги в кармане — я им хозяин и ни перед кем не должен отчитываться.

Реальность:  Фонды заключают договор с организацией, которая берется осуществить проект, находящийся в соответствии с потребностями (интересами,  приоритетом) самого фонда. Ваш проект становится таким образом тем документом, который юридически связывает вас  и ваш фонд. По  этому контракту вы обязаны вовремя предоставлять фонду всю документацию — отчеты, сообщения  об изменениях в программе и т.д.

Правило: «Грант накладывает на вас прежде всего обязательства».

Миф пятый:  Солгав и представив свою организацию в более выгодном свете, чем есть  на самом деле, я добьюсь большего, чем, говоря только правду.

Реальность: У вас может возникнуть соблазн приукрасить правду. Вряд ли это может помочь. Плодотворность ваших отношений с фондом зависит, в основном, от того, насколько вы доверяете друг другу. Если обнаружится ложь,  вы не только рискуете репутацией своей организации, но, скорее всего, должны будете вернуть вложенные деньги.

Правило: «Честность  — лучшая тактика».

Миф шестой: Свои цели и задачи я должен полностью подчинить интересам фонда.

Реальность: Некоторые соискатели убеждены, что их шансы увеличатся, если ориентиром для них будут, в первую очередь, интересы  и  цели донора, и только потом — свои собственные. Возьмите курс на равноправное сотрудничество.  Определите собственные цели и потребности и попытайтесь сблизить их с интересами  фонда.

Правило: «Вы не можете управлять ветром, но вы можете управлять парусами».

Миф седьмой: Отказ — это подлинная катастрофа.

Реальность: В этой игре у вас очень много  соперников. Обычно только 10-30% всех соискателей  получают положительный ответ. Поэтому,  если на ваше предложение поступил отрицательный ответ,  отнеситесь к этому как к хорошему уроку и — попробуйте снова!  Выясните у донора, почему он отказался финансировать вашу идею, и никогда не отказывайтесь от следующих попыток.

Правило: «Если вас постигла неудача, учитесь на своих ошибках и пробуйте снова и снова!»

 

ММОО «Новые люди»